תוכנת ניהול המסמכים הטובה ביותר

תוכנת ניהול מסמכים הפכה למרכיב מכריע בניהול עסק בשנת 2020. כל כך הרבה ארגונים הולכים ללא נייר, יש להם עובדים מרוחקים או שניהם.

מגמות חדשות אלה הופכות את זה לבלתי מציאותי לשמור מסמכים וניירת בארונות תיוק או תיבות פיזיים במשרד.

תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת לך לבטל את המשרד שלך, לשפר את האבטחה ולגשת לקבצים או נתונים מכל מקום. תוכנה זו גם משפרת את היעילות בעת שיתוף מסמכים או שיתוף פעולה עם חברי צוות.

האם אתה מוכן להעלות, לעקוב ולאחסן בארכיון את המסמכים שלך באופן דיגיטלי? אתה צריך תוכנת ניהול מסמכים כדי להשיג זאת.

בין אם החברה שלך נעדרת נייר, או שאתה רק רוצה לספרת את הרשומות שלך לצורך ארגון משופר, במדריך זה יש כל מה שאתה צריך לדעת על תוכנת DM (DMS).

7 התוכנות הטובות ביותר לניהול מסמכים

יש כיום מאות, אם לא אלפים, של פתרונות לניהול מסמכים בשוק. כלי אחסון בענן כמו גוגל דרייב או Dropbox יכולים גם הם להיכנס לקטגוריה זו.

אבל לצורך מדריך זה התמקדתי ב- DMS לעסקים. לצורך זה יש באמת רק שבעה פתרונות שהייתי ממליץ עליהם.

הסקירות שלהלן כוללות סיכום קצר, תכונות, יתרונות, מחירים וכל החסרונות הפוטנציאליים של כל תוכנה. השתמש בזה כמשאב כדי למצוא את התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים למצבך הייחודי.

eFileCabinet

efilecabinet

eFileCabinet הוא אחד הפתרונות הטובים ביותר לניהול מסמכים הקיימים כיום. מאז 2001 החברה הזו עזרה לאנשים פרטיים, לבעלי עסקים קטנים ולחברות ברמת הארגון לארגן נתונים וקבצים באופן מקוון.

התוכנה מקלה עליך להתארגן ולמצוא מסמך, ללא קשר לכמות שיש לך.

ניתן לחפש מסמכים או לאתר אותם על סמך תבניות תיקיות או שמות קבצים שהוגדרו מראש. eFileCabinet שומר גם על תיק של המסמכים המשמשים ביותר שלך לגישה מהירה.

פיתרון eFileCabinet עושה עבורך את כל העבודה הקשה. פשוט העלה מסמך, והתוכנה תגיש אותו עבורך. זרימת העבודה האוטומטית מייעלת את משימותיך הגוזלות זמן כדי לשפר את היעילות במשרד.

ניתן לגשת לכל המסמכים שלך מכל מקום באמצעות דפדפן אינטרנט או אפליקציה סלולרית. אתה יכול להעלות מסמכים ישירות מהטלפון שלך באמצעות המצלמה שבמכשיר שלך. eFileCabinet מאפשרת לך גם לחתום על חוזים.

אחד מהבלטים הגדולים ביותר לפיתרון זה הוא תכונות שיתוף הפעולה. המערכת מאפשרת לך ליצור רמות אבטחה שונות, כך שרק אנשים מסוימים יכולים לגשת לנתונים.

eFileCabinet הצפין שיתוף קבצים ובקשות, אימות דו-גורמי והרשאות מבוססות תפקידים. אתה יכול אפילו להגדיר אימות IP או אימות מבוסס מיקום.

התוכנה משתלבת בשירותי צד שלישי פופולריים כמו DocuSign, Salesforce ו- Microsoft Office.

להלן סקירה כללית של התוכניות ונקודות המחיר עבור eFileCabinet:

  • Starter – החל מ- $ 15 לחודש (25 GB של אחסון)
  • [ 19459012] יתרון – החל מ- $ 55 לחודש (1 TB לאחסון)

  • עסקים – החל מ- $ 99 לחודש (5 TB לאחסון)
  • [ 19459012] ללא הגבלה – החל מ- $ 199 לחודש (אחסון ללא הגבלה)

כל המחירים רשומים למשתמש ומחויבים על בסיס שנתי. לאחר שתשדרג מתכנית Starter ל- Advantage, תצטרך לשלם עבור מינימום שלושה משתמשים.

הייתי ממליץ רק על תוכנית Starter לאנשים פרטיים. בעלי בלעדיות או עסקים קטנים מאוד יכולים ככל הנראה להתחמק עם תוכנית Advantage, אך ככל הנראה החבילה העסקית תהיה הטובה ביותר עבור רובכם.

עם eFileCabinet, אתה צריך לבחור אם אתה רוצה את האחסון שלך באתר או בענן. באופן אישי, אני מעדיף את אחסון הענן. אך ישנם יתרונות גם במקום.

M-Files

mfiles

M-Files מייצג את עתיד ניהול המסמכים. התוכנה ממנפת את טכנולוגיית AI כדי להפוך את תהליך הארגון שלך לאוטומטי.

כשאתה מעלה תוכן ל- M-Files, הפלטפורמה מארגנת את הנתונים באופן אוטומטי על סמך מה שהם, לעומת מקום היכן שאתה רוצה לאחסן אותם.

יש לך אפילו את היכולת לחבר קבצי M לרשת ולמערכות הקיימות שלך כדי להגן על המידע שלך ולקטלג הכל באמצעות AI, באופן אוטומטי ובטוח.

יתרון נוסף של M-Files הוא שהם מציעים פתרונות ספציפיים לתעשייה. כמה תעשיות פופולריות שהם משרתים כוללות:

  • שירותים פיננסיים
  • בנייה והנדסה
  • נפט וגז
  • נדל”ן
  • [19459012 ] ייצור

  • שירותים מקצועיים

M-Files נהדר לצוותים גדולים יותר שצריכים לגשת למסמכים בזמנים שונים. אם מישהו בצוות שלך זקוק לקובץ שהועלה ונשמר על ידי עמית אחר, הוא לא יצטרך לחפש בתיקיות שונות כדי לראות כיצד נשמר המסמך.

עם טכנולוגיית AI, כל מה שאתה צריך לדעת הוא איזה סוג מסמך אתה מחפש. לאחר מכן תוכלו לארגן את התוכן על פי קריטריונים כמו כותרת הפרויקט, מחבר, לקוח או תאריך תפוגה.

קבצי M יאתרו אוטומטית תוכן כפול. במקום להחזיק מספר גרסאות של אותם מסמכים או מעט שונים במערכת האחסון שלך, הוא יעודכן אוטומטית את המסמך האחרון לקובץ יחיד. בדרך זו אתה תמיד יודע שאתה צופה או עובד עם הגרסה האחרונה.

באמצעות קבצי M, אתה יכול לאחסן מגוון רחב של סוגי מסמכים, כולל אימיילים. התוכנה מאפשרת לך גם לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים שאין להם קבצי M. ניתן לשתף תוכן זה כקישור מאובטח.

M-Files מציעה גם פתרונות אחסון בענן, אחסון באתר ופתרונות אחסון היברידיים.

אתה יכול לנסות קבצי M בחינם למשך 30 יום על ידי מילוי טופס באתר האינטרנט שלהם. תמחור עבור קבצי M אינו מופיע באתר האינטרנט שלהם. עליך ליצור קשר עם צוות המכירות שלהם כדי לברר פיתרון מותאם אישית.

Templafy

templafy

Templafy הוא DMS חדש יחסית. לאחר השקתם בשנת 2014, הם מספקים פתרונות ניהול מסמכים של כולם עבור ארגונים בכל רחבי העולם. הוא תוכנן במיוחד לעסקים גדולים ומסייע לייעל משימות כדי לחסוך זמן בכל הקשור לאחסון קבצים וגישה אליו.

יותר מ- 300 ארגונים ברחבי 80+ מדינות משתמשים ב- Templafy לניהול מסמכים. זה מתרגם ליותר ממיליון משתמשים.

באמצעות תוכנת מודיעין, Templafy תציג אוטומטית את התוכן הרלוונטי ביותר לכל עובד על סמך השימוש שלו ומיקומם.

צוות השיווק שלך לא צריך לראות מסמכי חשבונאות, ולהיפך.

אחת מנקודות הכאב הגדולות ביותר עם DMS, באופן כללי, היא הצורך ליצור מסמכים חדשים באמצעות פלטפורמה אחרת. Templafy מבטל את נקודת הכאב על ידי מתן אפשרות למשתמשים ליצור ולערוך תוכן חדש ישירות בתוך המערכת.

את כל התוכן החדש והעולה ניתן לנהל בעדכון פשוט ויחיד בלוח המחוונים שלך.

תוכנת אחסון הענן של Templafy מאפשרת לך לגשת למסמכים מכל מקום, כולל בטלפונים חכמים וטאבלטים.

אתה יכול לשלב את Templafy עם Microsoft Office 365, G-Suite ופלטפורמות אחרות בהן אתה משתמש כדי לנהל את העסק שלך על בסיס יומי. אתה יכול אפילו לשלב את Templafy עם פתרונות CRM כמו Salesforce או Microsoft Dynamics.

מותגים גדולים כמו פנדורה ואיקאה סומכים על Templafy כדי לנהל את המסמכים שלהם באמצעות תוכנה ברמה העסקית.

בנוסף לניהול מסמכים וקבצים, ל- Templafy יש פתרונות למקסום תפוקת העובדים וליצירת תשתית IT ירוקת-עד.

אבטחה היא יתרון נוסף בשימוש בטמפלאפי. אתה והצוות שלך יכולים לאחסן ולגשת באופן מאובטח תוכן מכל מקום, באמצעות מכשיר כלשהו, ​​בין אם אתה מקוון ובין אם לא.

כמו רוב התוכנות הארגוניות, Templafy מספקת פתרונות בהתאמה אישית לכל חברה ייחודית. אז הם לא מציגים מחירים באינטרנט. אתה יכול לנסות Templafy בחינם לפני שאתה מתחייב לחוזה על ידי פניה לצוות המכירות שלהם.

DocuWare

docuware

לאלו מכם שמחפשים פיתרון איכותי מבוסס ענן לניהול מסמכים, אל תסתכל רחוק יותר מ- DocuWare .

DMS זה ייחודי מכיוון שיש לו פתרונות ספציפיים למשימות בתהליכים העסקיים שלך:

  • ניהול מסמכים
  • עיבוד חשבוניות
  • ניהול עובדים [ 19459015]
  • מכירות
  • שיווק

ל- DocuWare כל מה שאתה צריך לצורך טרנספורמציה דיגיטלית והולך ללא נייר באמצעות טכנולוגיית ענן .

זוהי תוכנה נוספת המשמשת עסקים ועסקים גדולים. סוני, טושיבה, לוי וקלוג הם רק קומץ מהלקוחות המוכרים ביותר שלהם.

אבל עם זאת, DocuWare בולטת כאופציה המובילה גם לעסקים קטנים ובינוניים.

בעלי עסקים קטנים יכולים להשתמש ב- DocuWare כדי להפוך את זרימת העבודה הדיגיטלית שלהם לאוטומטית, לארגן ולאחסן מסמכים בצורה מאובטחת ולבצע אוטומציה של משימות מייגעות מסוימות.

DocuWare מאפשר לך ולעובדי הצוות שלך לערוך או להוסיף הערות למסמכים ישירות על הרציף. לא כל DMS ברשימה שלנו מעניק לך יכולת זו.

אני אוהב את DocuWare מכיוון שיש לו תכונות שנועדו לחבר עובדים מרוחקים ולעובדי העבודה חסרי העבודה שלך. כל אחד יכול לגשת בקלות לתוכן בבית או בנסיעות מכל מכשיר.

יותר מ 12,000 עסקים בכ- 90+ מדינות בוטחים ב- DocuWare לניהול מסמכים. אז אתה יודע שהחברה לגיטימית עם רקורד כזה.

יש בו מקרי שימוש ספציפיים גם לדברים כמו הצעות חוזה, תהליכי מימון ומשימות משאבי אנוש.

התמחור של DocuWare עוקב אחר נושא נפוץ במדריך זה. הם מציעים ניסיון חינם, אך עליך ליצור קשר ישירות עם צוות התמיכה בלקוחות שלהם לקבלת הצעת מחיר בהתאמה אישית.

Hightail

hightail

Hightail הוא פיתרון לניהול מסמכים עם מטרה ספציפית – שיתוף ושיתוף פעולה.

ל- DMS אחרים בשוק יש גם תכונות לשיתוף קבצים, אך Hightail לוקח את זה לשלב הבא.

אני ממליץ על Hightail לעסקים הזקוקים ליכולת לשלוח קבצים גדולים בצורה מאובטחת.

השיתוף הוא פשוט. פשוט גרור או העלה קובץ מהמכשיר או פתרון אחסון בענן לחשבון Hightail שלך. הזן את המידע עם מי אתה רוצה לשתף אותו ושלח אוטומטית הודעת דוא”ל לנמען.

באמצעות Hightail תוכל לעקוב אחר המסירה וההורדות של תוכן ששיתפת. אז אתה יודע בדיוק מי פתח אותו ומתי.

Hightail מאפשר לך לשלוח קבצים של עד 500 GB. אתה יכול להוסיף הגנה באמצעות סיסמא לקבצים ולקבוע גם תאריכי תפוגה.

להלן סקירה כללית של התוכניות והתמחור עבור Hightail:

Lite – Free

  • מגה של 100 מגה פיקסל
  • [ 19459012] פקיעת קבצים בת 7 ימים

  • הערות למשוב אפשרו
  • סנכרון משילובי צד ג ‘

פרו – 12 $ לחודש למשתמש

  • 25 GB מגבלת שליחת קובץ
  • תפוגה של קבצים הניתנים להגדרה
  • תצוגה מקדימה של קבצים מופעלת
  • שלח התראות מעקב ומסירה
  • סיסמא הגנה
  • תמיכה טלפונית וצ’אט חי

צוותים – 24 $ לחודש למשתמש

  • 50 GB קובץ לשלוח מגבלה [19459015 ]
  • מיתוג מותאם אישית
  • ארגון וארכיון ל- ols
  • בקרת גרסאות עם השוואה זו לצד זו
  • דיונים בזמן אמת לשיתוף פעולה
  • הנהלת חברים

עסקים – 36 $ לכל פרשה user

  • 500 GB קובץ שליחת הגבלה
  • אבטחה בדרגה ארגונית
  • צוות תמיכת לקוחות ייעודי
  • הרשאות ברמה הארגונית
  • דוחות מנהל המערכת

כפי שאתה יכול לראות, התמחור מבוסס בעיקרו על מגבלות שליחת הקבצים. אבל התכונות משתפרות משמעותית גם עם כל תוכנית.

האפשרות החינמית היא למעשה די טובה אם אינך צריך לשלוח קבצי ענק, ואפילו תוכנית ה- Pro ברמת הכניסה מתאימה למספר אנשים.

אם אתה מעוניין בתוכנית בתשלום, אתה יכול לנסות את Hightail בחינם למשך 14 יום.

MasterControl

mastercontrol

MasterControl הוא DMS המיועד לעסקים שבהם האבטחה היא בראש סדר העדיפויות והדאגה. לתעשיות מסוימות יש תקנות נוקשות לחברות לעמוד בהן.

MasterControl מבין את חששות הציות הללו ויצר פיתרון לניהול מסמכים העונה על כל דרישות אבטחה.

אחת התכונות הבולטות של MasterControl היא יכולתה לעקוב אחר שינויים ותיקונים. אם אדם מסוים צריך להיבדק במסמך, אתה יכול לתזמן זמן ולשלוח גם תזכורות.

MasterControl יכול גם להגביל תיקונים על בסיס גישה. יש לך שליטה מלאה מי יכול לבצע שינויים במסמך.

באפשרותך גם ליצור סימני מים בהתאמה אישית, מספור רציף ומעקב אחר מיקום כדי לשלוט בעותקים של הקבצים שלך.

MasterControl תואם 21 CFR חלק 11. פירוש הדבר שלמסמכים יש מסלול ביקורת עם חותמת זמן, כמו גם פונקציונליות של סימנים אלקטרוניים העומדים בתקנות הפדרליות.

מרכז ייחודי נוסף של MasterControl הוא מרכז הלמידה שלה. תהיה לך גישה לטונות של סרטונים, מסמכים ומשאבים אחרים בחינם כדי לחנך אותך אודות הפלטפורמה ותאימות האבטחה באופן כללי.

אם אתה זקוק לאבטחה ברמה ארגונית לניהול מסמכים בענף קפדני, MasterControl תהיה האפשרות העליונה שתוכל לשקול. צרו קשר עם צוות המכירות שלהם לקבלת הצעת מחיר בהתאמה אישית.

PaperTracer

papertracer

PaperTracer כולל פתרונות לעסקים קטנים, בינוניים וארגוניים. זהו פיתרון פשוט לניהול מסמכים.

עם PaperTracer תהיה לך האפשרות להפוך את החוזים שלך לאוטומטי ולספר את כל המסמכים שלך בסד נתונים מרכזי. ל- PaperTracer יש גם יכולות מעקב ודיווח ופתרונות תואמים ל- HIPPA.

פיתרון ניהול המסמכים שלך מותאם אישית לחלוטין. אתה יכול ליהנות מיישום מבוסס ענן עם פתרונות זרימת עבודה מקצה לקצה.

יכולת חתימה אלקטרונית זמינה גם עם PaperTracer.

PaperTracer הוא הפיתרון העיקרי לעסקים בענפי הבריאות והתעשייה המשפטית.

הנה סקירה קצרה של התוכניות הזמינות, אם כי כל התמחור מותאם אישית.

קטן

  • עד 10 משתמשים
  • חתימה אלקטרונית
  • מאגר נתונים שניתן לחיפוש
  • העלה והעלאה סריקה ל- PDF
  • דוחות ולוחות מחוונים מתקדמים
  • טפסי קלט

אמצע גודל

  • עד 100 משתמשים
  • אישור חוזה
  • שדות מותאמים אישית
  • זרימות עבודה בהתאמה אישית
  • יישום

חברה [19459002 ]

  • משתמשים ללא הגבלה
  • טפסים של קלט בלתי מוגבלים
  • כניסה יחידה

קיימות הדגמות וניסויים חינם לכל שלוש התוכניות. אני ממליץ על PaperTracer לעסקים קטנים ובינוניים. אמנם יש להם פיתרון ברמה ארגונית, אך ברשימה שלנו קיימות אפשרויות טובות יותר.

כיצד למצוא את התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים

בחירת פיתרון לאחסון מסמכים יכולה להיות מאתגרת אם אינך יודע מה לחפש. יש תכונות ויתרונות מסוימים שאתה צריך לפקוח עין עליהם כאשר אתה מעריך תוכנה פוטנציאלית.

אני אראה לך את המתודולוגיה שהשתמשנו בה כדי לבחור את הבחירות במדריך זה. אתה יכול להשתמש באותה מערכת כדי לעזור לצמצם את החיפוש שלך.

מיקום האחסון

ברוב המקרים פתרונות ניהול המסמכים הם מבוססי ענן או באתר. חברות מסוימות מציעות אחת בלבד, בעוד שאחרות מאפשרות לך לבחור איזו מהן אתה מעדיף.

לדוגמא, eFileCabinet מציעה אחסון מקומי וגם על בסיס ענן. ל- M-Files יש גם וגם פיתרון היברידי. פתרונות אחרים, כמו DocuWare מבוססי ענן לחלוטין.

אני אישית מעדיף פתרונות ענן מכיוון שאתה יכול לגשת לתוכן מכל מקום. אך מסיבות אבטחה, חברות מסוימות רוצות קבצים המאוחסנים באופן מקומי ברשת שלהם.

שיתוף ושיתוף קבצים

מה אתה יכול לעשות עם הקבצים שלך ברגע שהם יועלו ונשמרו? אמנם חשוב לארגן קבצים, אך אין טעם לחברות מסוימות אם לא ניתן לשתף את המסמכים עם צוותים או משתמשים חיצוניים.

חפש DMS שמתאים לצרכים הפנימיים שלך לעריכה או שיתוף פעולה בקבצים. תכונות כמו עדכוני גרסאות אוטומטיות ויכולות עריכה בפלטפורמה הינן מכריעות כאן.

גודל הקבצים שלך יהיה תלוי גם בפיתרון המתאים ביותר לעסק שלך. אם אתה צריך לשתף קבצים גדולים, Hightail הוא הבחירה הטובה ביותר.

אבטחה

רוב הקבצים והנתונים הקשורים לעסקים רגישים. לכן חשוב שיהיה פיתרון לניהול מסמכים שיכול לאחסן מידע בצורה מאובטחת.

חלק מהפתרונות מציעים הרשאות גישה על סמך רמות אישור פרטניות או אפילו על מיקום.

פלטפורמות אחרות מתמחות בתאימות לתעשיות ייחודיות, כמו שירותי בריאות, משפטים או עסקים ממשלתיים.

מחיר

תמחור עבור DMS מבוסס בדרך כלל על מגבלות אחסון ומשתמשים. בכל מחיר מחיר, אתה יכול לצפות שלתכנית יהיו תכונות ויתרונות נוספים.

מרבית הפתרונות ברשימה זו מציעים תוכניות ותמחור בהתאמה אישית. אז כדי לקבל מושג טוב יותר כמה יעלה תוכנת ניהול המסמכים שלך, תצטרך להתייעץ עם נציג מכירות.

לאלו מכם שמחפשים פתרון חסכוני והרשמות מיידיות, eFileCabinet תהיה הבחירה העליונה ביותר שתוכלו לקחת בחשבון.

אינטגרציות

באופן אידיאלי, ברצונך למצוא תוכנת ניהול מסמכים העובדת עם הפלטפורמות בהן אתה כבר משתמש. בין אם זה CRM כמו Salesforce, או תוכנת עריכה ויצירה של מסמכים כמו Microsoft Office 365, לפלטפורמות מסוימות יש מגוון רחב של שילובים לבחירתכם.

עם זאת, פתרונות אחרים שהם ספציפיים לגומחה הם מעט יותר מוגבלים. לכן הקפד להשתמש בתוכנה שתועיל למעשה לתהליך זרימת העבודה שלך.

מסקנה

תוכנת ניהול מסמכים היא מגוונת ביותר. כל פיתרון מציע יתרונות ייחודיים לעסקים על פי גודל, תעשיה או צרכים ספציפיים.

מה התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים? אי אפשר לומר מכיוון שכל אפשרות כל כך שונה. להלן סקירה מהירה של הפלטפורמות שנסקרו לעיל:

  • eFileCabinet – מיטב הבקרות הניהוליות והאינטגרציות של צד ג ‘.
  • M-Files – תוכנת ניהול המסמכים הטובה ביותר לארגון אוטומטי עם AI.
  • Templafy – תוכנת ניהול המסמכים הטובה ביותר בכיתה ארגונית.
  • DocuWare – DMS מבוסס ענן הטוב ביותר לעסקים קטנים עד בינוניים.
  • Hightail – תוכנת ניהול המסמכים הטובה ביותר לשליחת קבצים גדולים.
  • MasterControl – מיטב DMS לתקני אבטחה ותאימות מחמירים.
  • PaperTracer – הטוב ביותר עבור חברות משפטיות ובינוניות קטנות או בינוניות.

אם אתה מחפש פיתרון בסיסי לניהול מסמכים בסיסי של כל אחד, eFileCabinet כנראה יהיה הדבר הטוב ביותר עבורך.

אך לאלו מכם עם נסיבות וצרכים ייחודיים, תוכלו למצוא תוכנה בהתאמה אישית מאחד הספקים ברשימה שלנו.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב telegram
שיתוף ב email

תגובות פייסבוק

תגובות חשבון וורדפרס

כתיבת תגובה